本文档用于帮助销售、仓库及管理人员快速了解和使用系统的库存管理功能。库存管理可以帮助您记录产品在不同仓库中的现有数量、锁定数量、可用数量，查看详细库存流水，并在报价单成交后实现自动化库存锁定与出库扣减。

01库存变动业务流程图

流程图

02核心概念与库存公式

为了准确把握您的产品库存状态，系统划分了三种不同的库存类型：

库存类型 业务定义与含义 计算公式与联动逻辑
现有库存 当前仓库中物理上实际拥有的产品总数量。 每次确认入库时增加，确认出库时扣减。
锁定库存 已被成交报价单占用，但仓库尚未实际发货（出库单未确认）的数量。 报价单变为 已成交 时增加，出库单 确认 时自动释放并扣除。
可用库存 当前可以继续用于销售或出库的净库存数量。 可用库存 = 现有库存 - 锁定库存
注

举个例子：

仓库里某一型号保温杯的现有库存是 100 个。

  1. 销售人员做了一张 30 个保温杯的报价单，并且客户确认成交（状态改为 已成交）。
  2. 此时，系统会自动将 30 个记为锁定库存。
  3. 您看到的可用库存会自动变成 70 个（100 - 30），避免其他销售重复超卖。
  4. 当仓库打包好货物并点击确认出库单后，现有库存变为 70 个，锁定库存清零，出库流水记录 -30。

03开启与基础设置

建议首次使用库存功能时，按以下顺序配置：

  1. 前往 库存管理 -> 库存设置。
  2. 开启 库存管理 总开关。
  3. 检查系统默认仓库。如果您的产品存放在不同地点，可点击 新增仓库（如：“上海总仓”、“广州分仓”）。
重要

未开启库存时：

系统新建报价单时产品数量可任意填写，不校验库存，报价单状态变更时也不会生成任何库存锁定和出库单。

04五大库存单据说明

系统的库存变动不能随意直接修改数值，必须通过规范的库存单据来生成流水，以此确保账目合规、可追溯。

1. 入库单（增加库存）

  • 适用场景：采购商品到货入库、期初库存建账、客户退货回仓等。
  • 操作：新建入库单 -> 选择入库仓库 -> 添加产品明细并填写数量、成本单价 -> 点击 “保存并确认”。

2. 出库单（减少库存）

  • 适用场景：销售单据发货出库、样品领用出库、其他损耗出库等。
  • 生成方式：
  • 自动生成：报价单状态改为已成交后，由系统自动生成出库单草稿（推荐）。
  • 手动新建：在出库单页面直接点击“新建出库单”，选择产品与出库数量。

3. 调拨单（仓库转移）

  • 适用场景：将货物从一个仓库转移到另一个仓库（如：“上海总仓” -> “门店仓”）。
  • 生效逻辑：确认调拨后，调出仓库存自动扣减，调入仓库存自动增加，生成调出/调入两条流水。

4. 盘点单（数量修正）

  • 适用场景：定期对仓库实物进行清点后，修正系统账面误差。
  • 生效逻辑：若实盘数大于系统数生成“盘盈”，反之生成“盘亏”，确认后系统自动对齐实物库存。

5. 调整单（特殊变动）

  • 适用场景：产品日常报废、非标准入库/出库等无法归类为常规单据的调整。
  • 特色：数量可填正数（增加库存）或负数（减少库存）。

05报价单成交后的库存联动流程

当您在报价单中点击成交后，系统会启动以下自动流水线：


[报价单标记为 "已成交"]
       ↓
(系统扣减 "可用库存" 并增加 "锁定库存")
       ↓
[系统询问并自动生成一张出库单草稿]
       ↓
[仓库人员备货完毕，在库存单据中找到该出库单]
       ↓
[点击 "确认单据" 执行出库]
       ↓
(正式扣减 "现有库存"，清空该单的 "锁定库存"，写入流水)
警告

⚠️ 确认出库单非常关键：

仅生成出库单草稿不会正式扣减仓库的“现有库存”，只有仓库管理人员在系统内点击该出库单的 “确认单据”，库存扣减才正式生效。

06常见问题解答 (FAQ)

1. 为什么点击报价单“已成交”时提示库存不足？

  • 答：当报价单中某些产品的需求数量大于该产品的可用库存时，系统会弹出红色预警，列出缺少数量，并阻断状态变更为成交。此时需要仓管新建入库单补充库存，或者修改报价单数量。

2. 已经确认出库的报价单，发现单价或数量做错了，怎么修改？

  • 答：为保护仓库账目的严谨，已经确认出库（即现有库存已扣减）的报价单被系统硬性锁定，无法修改。
  • 解决方法：
  1. 前往 库存单据 -> 出库单，找到对应的出库单点击 “作废”，此时库存会回滚（现有库存加回，锁定库存加回）。
  2. 回到该报价单，将其状态改回“销售中”或直接进行复制修改，修改完成后重新触发成交并生成新出库单。

3. 可以不通过单据直接修改产品库里的“库存数量”吗？

  • 答：不建议。直接修改数量会导致库存变化没有来源凭证，审计时无法对账。请务必使用入库单、盘点单或调整单来进行库存变动。

4. 什么是库存预警？

  • 答：您可以在产品设置里为各产品设置 “最低库存”、“最高库存” 以及 “安全库存”。当仓库现有数量低于最低库存或高于最高库存时，系统会亮起预警灯，提示您及时补货或清理积压。